Missions : Vous assurez la coordination administrative et logistique des activités de la direction de l'établissement. Vous facilitez la circulation de l'information, garantissez la tenue à jour des dossiers, gérez les éléments administratifs du quotidien, et participer à la gestion RH et logistique en appui à la direction, dans le respect des règles de confidentialité, de rigueur et de discrétion attendues dans un établissement médico-social. Vous partagez les valeurs associatives de l'association des Papillons Blancs de Lille. Plus spécifiquement, sous la hiérarchie des Cheffes de Service, la personne : - Gère l'accueil physique et téléphonique de l'établissement : réception, orientation, information en cas d'absence de la secrétaire. - Participe à la diffusion et au suivi de l'information interne : affichage, courriers, convocations, etc. - Suit les dossiers administratifs : assurances, séjours, conventions, répit, etc. - Participe à la gestion RH : contrats de travail, DUE, gestion des pièces administratives, suivi des visites médicales, accidents du travail, relations avec le siège administratif. - Participe à la gestion de la rentrée : préparation du pack de rentrée, saisie et organisation des données administratives des enfants. - Gère les boîtes mail collectives de l'établissement, en lien avec les secrétaires administratives. - Edite les auto déclarations et assure leur distribution dans les casiers des salariés. Cette liste est non exhaustive, une fiche de poste sera remise aux postulants.es. Profil : Compétences techniques - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Imago, etc.) - Connaissance du fonctionnement d'un ESMS - Rigueur rédactionnelle et orthographique - Capacité à gérer les priorités Compétences relationnelles - Sens de l'écoute et de la discrétion - Capacité à interagir avec divers interlocuteurs (familles, enfants, professionnels, intervenants) - Diplomatie et posture professionnelle Compétences organisationnelles - Autonomie et sens de l'anticipation - Réactivité face aux urgences - Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches Qualifications requises : - Formation de secrétariat de direction (BTS ou équivalent) - Une première expérience dans le médico-social est un atout.