DESCRIPTION DE LA STRUCTURE Créée en 1982, l'association Enfance et Musique rassemble une équipe d'artistes et de professionnels de l'enfance autour d'un projet comprenant : - l'animation d'un centre de formation, - un réseau national d'acteurs de l'éveil artistique du très jeune enfant, - un secteur spectacle très jeune public. Son objet est de favoriser des pratiques vivantes d'éveil artistique dans la vie sociale et familiale des très jeunes enfants, en association avec leurs parents et les professionnels qui les accompagnent. Le poste proposé est au sein du centre de formation. Le centre de formation est pluridisciplinaire (musique, danse, arts plastiques, littérature enfantine, conte, clown, etc.), et s'adresse à tous les professionnels qui agissent ou souhaitent agir aupre s des tout-petits (professionnels de la petite enfance, de la culture, du secteur médico-social, artistes ). Chaque année, environ 30 formations sont programmées dans les locaux d'Enfance et Musique (300 stagiaires) et 100 stages sont réalisés sur mesure, partout en France (12OO stagiaires). DESCRIPTION DU POSTE - Assistant(e) administrative du Centre de formation Enfance et Musique Sous l'autorité de la directrice du centre de formation, la personne aura en charge le suivi administratif du centre de formation. PRINCIPALES MISSIONS : Accueil : - Accueil téléphonique et physique - Renseignement sur l'offre de formation et les conditions d'accès - Analyse et transmission des messages si l'interlocuteur ne peut être joint - Participation aux ouvertures des sessions de formations et accueil des participants Suivi administratif des formations : 1/ Accueil téléphonique, mail/courrier, envoi de documentations 2/ Établissement des dossiers administratifs de formation - En lien avec la responsable du centre de formation, réception et étude des demandes de formation - Transmission aux formateurs des demandes de formations sur mesure - Élaboration et responsabilité de la gestion des documents obligatoires liés au parcours de formation : devis, conventions, convocations, attestations de suivi de formation, etc. - Création et gestion du suivi des sessions de formation dans le logiciel de formation - Saisie et actualisation de l'offre de formation sur les sites Internet de référencement des formations 3/ Échanges avec les formateurs - Suivi des actions de formation avec les formateurs et la responsable du centre de formation. - Gestion de la logistique concernant les déplacements des formateurs en province (réservations hôtel, billets de train, envoi de matériel pédagogique, réalisation des dossiers formateurs). - Gestion du planning annuel des formateurs - Traitement des notes de frais des formateurs 4/ Gestion du suivi en cours de formation et post-formation - Suivi et traitement de plusieurs dossiers de formation en parallèle - Facturation des actions - Classement et archivage des dossiers - Gestion du suivi des processus liés à la certification Qualiopi 5/ Divers : - Participation à des salons professionnels en Île-de-France ou en province (3 ou 4 fois par an). - Participation à la vie générale de l'association en relation avec les collègues des autres secteurs pour un fonctionnement en cohérence avec le projet de la structure. PROFIL RECHERCHÉ Qualifications - Formation BTS en secrétariat administratif - Expérience dans le domaine du secrétariat souhaitée de 2 à 3 ans - Une expérience dans le secteur formation professionnelle et/ou associatif et/ou culturel serait un plus Compétences - Maîtrise des outils informatiques (suite bureautique pack office, google workspace) et bonne adaptation aux nouveaux logiciels (logiciel de formation, portails publics de dépôts de factures) - Qualité relationnelle en interne et avec les clients - Savoir travailler en autonomie au sein d'une équipe - Grande organisation, rigueur, efficacité.