VOS MISSIONS PRINCIPALES - Secrétaire des Assemblées - Préparer, mettre en forme et diffuser les documents pour les Bureaux et Conseils Communautaires. - Préparer les séances de Conseils Communautaires, notamment sous VoteBox, en appui à la DGA Ressources (convocations, pouvoirs, documents de synthèse, délibérations, registre des actes) - Organiser et vérifier la mise en place de la salle pour les Bureaux, Conseils et Commissions communautaires. - Saisir, enregistrer et transmettre les actes de la Communauté (contrôle de légalité) - Finaliser les délibérations et en assurer les obligations (affichage, transmission, classement) - Assistant.e de la Direction Générale des Services en binôme - Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat de la Direction Générale. - Elaborer des courriers et documents bureautiques - Gérer les dossiers administratifs relevant de la Direction Générale (reprographie, envoi de courriers, etc.) et préparer les parapheurs des Services Généraux - Réaliser les convocations, suivre les échéances, assurer les relances, dans le respect des délais impartis - Mettre à jour et diffuser le calendrier communautaire. - Gérer l'agenda de la DGS du Président : organiser des RDV, en fonction des priorités et journées de présence, suivre les invitations - Rappeler les informations importantes, transmettre les messages et alerter la DGS/DGAS lorsque la situation le demande - Préparer les inaugurations en lien avec la chargée de communication - Coordonner les assistantes de Directions de la Collectivité dans la diffusion des procédures, pratiques et informations communes relatives au secrétariat dans la collectivité - Dans le cadre de la polyvalence - Assurer la gestion centrale du courrier (réception, enregistrement, transmission - Archiver et classer les documents administratifs du service - Gérer les fournitures administratives des services généraux - Assister la chargée de communication de la Direction dans la gestion administrative du journal communautaire (suivi des devis imprimeurs, distributeurs) - Remplacer la titulaire du poste à l'accueil général de la Collectivité (siège) en cas d'absence VOTRE PROFIL - INDISPENSABLE : expérience dans un poste similaire du secteur public ou avoir travaillé en lien avec le secteur public et des élus - Maîtrise des savoir-faire de la fonction d'assistant de direction : savoir organiser, classer, anticiper, suivre, communiquer, alerter - Maîtrise obligatoire des outils informatiques (logiciels de traitement de texte, tableur, messagerie, base de données, internet, Votebox apprécié) - Connaissances du fonctionnement d'une Communauté de Communes VOS QUALITES - Sens du service public - Qualités relationnelles, d'écoute et de diplomatie - Respect des obligations de discrétion et de confidentialité - Dynamisme, réactivité et gestion des priorités - Esprit pratique et capacité à travailler en équipe et à s'adapter *Contraintes du poste : - Contact direct et permanent avec les élus communautaires et municipaux. - Contact direct et permanent avec les partenaires et les usagers. CONDITIONS DE TRAVAIL - Vous travaillerez pour la Direction Générale des Services et le Secrétariat Général sous l'autorité directe de la Directrice Générale des Services - vous intégrerez une équipe de 3 agents - vous assurerez le rôle d'assistant.e de direction en binôme. - Recrutement titulaire ou sur contrat de droit public de 12 à 36 mois. - Rémunération statutaire + régime indemnitaire + avantages sociaux (titres-restaurant, participation mutuelle, CNAS)