Standardiste / Chargé(e) d'accueil - Cabinet d'avocats (H/F)

Cabinet d'avocats généraliste situé à Orange (Vaucluse), composé de 6 avocats et de 2 juristes, recherche un(e) standardiste / chargé(e) d'accueil en CDI à temps plein.

Vous serez le premier interlocuteur du cabinet et occuperez un rôle essentiel dans l'accueil et l'orientation des clients.

Le cabinet souhaite mettre en place une organisation structurée permettant à chacun de se concentrer sur son cœur de métier. Vous serez donc spécifiquement chargé(e) de l'accueil téléphonique et physique ainsi que du premier niveau d'orientation des demandes.

Vos missions
- Traitement et aiguillage des courriels :
- Assurer le traitement, la qualification et le rattachement systématique de l'ensemble des courriels entrants au sein du logiciel métier (SECIB).
- Garantir l'organisation et le classement des courriels : indexation méthodique de chaque courriel et de ses pièces jointes dans les sous-dossiers spécifiques correspondants.
- Analyse critique et gestion des urgences : identifier immédiatement les courriels ou actes requérant une action rapide (délais de procédure, urgences clients) afin d'alerter instantanément l'avocat concerné par une notification prioritaire.
- Acheminement quotidien, fluide et sans délai de tous les éléments qualifiés vers les parapheurs électroniques.
- Veiller à la parfaite tenue, à la clarté et à la mise à jour en temps réel des dossiers numériques du cabinet.

- Accueil téléphonique :
- Réception et traitement des appels entrants.
- Identification précise de la demande et premier niveau d'orientation.
- Renseignement des clients pour les demandes administratives directes.
- Prise de messages qualifiés et transmission rigoureuse à l'équipe.
- Relance et rappel des clients dès transmission des éléments de réponse par les avocats.
- Filtrage stratégique des appels afin de préserver le temps de production des avocats.

- Prise de rendez-vous & Agendas :
- Qualification et prise de rendez-vous pour les nouveaux clients.
- Planification des rendez-vous à la demande des avocats.
- Gestion, optimisation et confirmation des agendas du cabinet.

- Accueil physique :
- Accueil professionnel des clients et intervenants extérieurs (huissiers, confrères).
- Maintien de la tenue et de la convivialité de l'espace d'accueil.

- Gestion administrative de premier niveau :
- Réception, tri et traitement du courrier postal quotidien.
- Numérisation, indexation et orientation des documents papier entrants.
- Archivage des dossiers papiers et informatiques.
- Suivi et commande des fournitures.

Important
Ce poste en contact permanent avec le public nécessite une excellente gestion des priorités, un sens aigu de la hiérarchisation de l'urgence, une parfaite maîtrise de soi et la capacité à rester courtois(e) et organisé(e) lors des pics d'activité simultanés.

Profil recherché
- Une première expérience réussie sur un poste à forte volumétrie d'appels et de relation public est indispensable.
- Une expérience préalable en cabinet d'avocats, étude notariale ou secrétariat médical/professionnel constitue un atout majeur.
- Compétences techniques clés :
- Maîtrise avancée des outils informatiques et bureautiques (Pack Office).
- Capacité à prendre en main rapidement des logiciels métiers spécifiques (la connaissance de SECIB est un excellent plus).
- Qualités recherchées :
- Excellente élocution et aisance relationnelle.
- Esprit analytique pour comprendre, synthétiser et qualifier rapidement une demande.
- Diplomatie et tact pour filtrer efficacement les sollicitations.
- Sens aigu de la confidentialité et respect strict du secret professionnel.
- Rigueur, réactivité et résistance au stress.

Conditions
- Type de contrat : CDI
- Temps de travail : 35H / semaine
- Lieu : Orange (84100)
- Prise de poste : 1er Décembre 2026
- Rémunération : 1.906,77 € brut/mois + 13eme mois