Secrétaire pédagogique F/H

L'AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 37 hôpitaux accueillent chaque année 08 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : 95 000 personnes, médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers.
Contact institutionnel. http://www.aphp.fr


Secrétariat et accueil de l'IFSI :
Secrétariat d'une promotion d'ESI et participation au secrétariat de direction :
Accueil physique et téléphonique des ESI, intervenants, acteurs de la formation et public (information, orientation, remise des D.E. et grade de licence, etc)
Constitution et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI
Traitement informatique des notes dans FORMEIS puis export et extraction des feuillets semestriels et passages d'année
Secrétariat de la coordinatrice concernant les relations avec les stages en l'absence de la secrétaire mission stage
Gestion des départs en stage : conventions de stage et courriels de mise en stage, saisie dans FORMEIS, édition des fiches d'évaluation et d'émargement.
Déclaration d'accident de travail en ligne sur le site Net-entreprises (CPAM)
Elaboration des attestations de présence mensuelle (CFA, promotions professionnelles hors AP-HP, Pôle Emploi, Remunet, FONGECIF, LADOM, etc)
Gestion KAIROS (AISF, AES, Attestation de présence/absence/abandon, Bilan de fin de formation)
Traitement des dossiers de demande de bourses (réception, saisie et envoi à la Région IDF)
Organisation et surveillance des oraux de concours AS et IDE (FPC) (préparation des supports et des salles, réception et vérification des dossiers, envoi des convocations, accueil des candidats et gestion du temps de passage, saisie et transmission des notes au bureau des concours)
Gestion de la rentrée scolaire
Transmissions aux différents collaborateurs : service finance et bureau des indemnités AP-HP, UPEC,
Contrôle et gestion des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI présentables au D.E.
Paiement des intervenants (envoi et réception des justificatifs et saisie sur HR ACCESS)
Organisation des instances : Commission d'Attribution de Crédits (CAC), Instance Compétente pour les Orientations Générales de l'Institut (ICOGI), Section disciplinaire, Section Pédagogique, Section relative à la vie étudiante (SRVE)
Gestion du courrier
Classement, archivage et reprographie
Statistiques Santé Ecole (Ministère des Solidarités et de la Santé)
Participation aux groupes de travail.
Certificats divers d'anciens étudiants
Suivi des demandes de remboursement des frais de transport
Suivi et paiement des indemnités de stage
Gestion des archives de l'IFSI
Participation à la démarche qualité de toutes les secrétaires, et une des secrétaires est assistante qualité

SAVOIR FAIRE REQUIS
Maîtrise de Word, Excel et messagerie électronique
Expérience de secrétariat, de prise de notes, de remise en forme de documents
Capacités d'organisation, de hiérarchisation, de reporting
Appliquer et développer le système de classement défini au sein du CFDC
Discrétion professionnelle
Capacités relationnelles

CONNAISSANCES ASSOCIEES
Utilisation de FORMEIS, HR Access, AT+ , KAIROS
Connaissance du fonctionnement d'institut de formation paramédicale.

Bonne orthographe
Capacité relationnelle et esprit d'équipe
Sens de l'initiative