Régulateur (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement, l'Association Appui Santé du Grand Hainaut recrute un Régulateur (H/F) pour le DAC (dispositif d'appui à la coordination) Grand Hainaut.

Le régulateur (H/F) doit être titulaire obligatoirement d'une formation de secrétariat, d'une maitrise des outils informatiques de bureautique et d'une formation à l'écoute. Une expérience dans le secteur médico-social serait un plus.

Le régulateur (H/F) travaille, en lien avec l'équipe de terrain, assure au prorata de son temps de présence : L'accueil téléphonique et le suivi administratif et logistique des activités de l'équipe du DAC.

Activités principales

Partie Plateforme téléphonique :

1* Accueil et orientation téléphonique au sein de la plateforme
- Identifier l'objet de la demande
- Recueillir les informations et savoir les répertorier et les stocker
- Informer et donner une réponse individualisée et graduée.
- Assurer une orientation vers les services et informations adaptés, selon les critères déterminés et selon le degré de complexité avec les moyens de communications adéquats.
- Répondre, réguler les demandes selon le délai de réponse attendu de 48 heures en identifiant le degré d'urgence de la réponse et en étant réactif
- Remonter les problématiques au responsable de la plateforme téléphonique.
- Gérer la temporalité des réponses et des priorités.
- Réorienter les situations complexes au référent de parcours complexe présent en plateforme.
- Renseigner les indicateurs permettant d'analyser l'activité dans le SharePoint et COORDIN

2* Gestion et orientation mail au sein de la plateforme.
- Si information ou demande de rappel : identifier la demande et la traiter via la procédure interne.
- Si nouvelle demande DAC avec éléments nécessaires : la traiter via la procédure interne.- Si nouvelle demande DAC avec éléments manquants : l'orienter vers le référent de parcours complexe- de plateforme.

Partie Gestion Administrative :

Assurer le suivi administratif et logistique des activités de l'équipe du DAC
- Contribuer à la gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées en gérant le classement et l'archivage des dossiers papiers.
- Réaliser la mise en forme et la correction du courrier à destination des partenaires.
- Assurer une veille des outils numériques en lien avec le référent/e Eparcours en remontant notamment, les disfonctionnements ou améliorations nécessaires.
- Préparer les Pochettes vierges de visite pour l'ensemble du personnel DAC.
- Aider l'équipe de terrain du DAC dans l'insertion des dossiers patients dans le nouveau logiciel.
- Gérer le suivi de l'ensemble des enveloppes FNASS en cours.

Et toute autre tâche complémentaire demandée inhérentes au fonctionnement du service

Qualités professionnelles
Les « Savoirs »
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Sens de l'organisation (classement, archivage...)
- Techniques de prises de notes, normes rédactionnelles
- Utilisation d'outil collaboration, technique de numérisation,
- Connaissance du secteur social et médico-social
Les « Savoirs Faire »
- Rendre compte, diffuser l'information
- Capacité à s'adapter à différents interlocuteurs
- Orienter, informer, différer la réponse
- Rédiger un courrier sans faute d'orthographe et grammaticale
Les « Savoirs êtres »
- Esprit du travail en collaboration et en partenariat
- Rigueur et organisation
- Fiabilité et discrétion
- Capacité d'initiative et autonomie