Chargé(e) de mission – Gestion administrative du mécénat

(Poste CDI en 3/5e)

Missions principales

En tant que chargé(e) de mission administratif(ve) polyvalent(e), vous contribuerez activement au bon fonctionnement du Fonds ESPCI Paris, en appui à son activité de mécénat.
Vous travaillerez en étroite collaboration avec le Président, le Directeur du Mécénat et le Trésorier du Fonds.


Vos missions principales seront réparties en trois volets :


1. Gestion administrative et organisation du Fonds

• Suivi administratif des conventions de mécénat (création, classement, archivage)
• Gestion des dons hors mécénat : enregistrement, émission des reçus fiscaux, alimentation de la base donateurs
• Appui au suivi des bourses étudiantes et des subventions accordées à l’ESPCI Paris
• Gestion documentaire (papier et numérique), envoi et suivi des documents officiels
• Organisation de réunions et d’événements liés au mécénat
• Organisation des réunions des Conseils d’Administration et préparation des compte-rendus.


2. Rédaction et production de contenus

• Rédaction de documents variés : newsletters, courriers aux donateurs (Alumni, parents…), présentations PowerPoint, argumentaires de financement
• Élaboration et suivi des conventions (mécénat, partenariats, naming, etc.)
• Conception, relecture et mise en forme de supports administratifs ou promotionnels (devis, factures, tableaux, notes, supports graphiques)


3. Suivi budgétaire et relations fournisseurs / partenaires

• Suivi des factures et des engagements financiers du Fonds (dons, commandes, règlements)
• Suivi des flux sur les plateformes de collecte de dons et relations avec celles-ci
• Appui à la gestion comptable en lien avec le Trésorier : conventions, dépenses, règlements
• Passation de commandes


Profil recherché

Compétences et savoir-faire

• Solide maîtrise des outils bureautiques, réseaux sociaux et de l’IA (pack Office, bases de données – Salesforce très apprécié).
• Excellentes capacités rédactionnelles en français et bonne maîtrise de l’anglais
• Bonne compréhension des mécanismes de gestion budgétaire


Qualités personnelles

• Rigueur, autonomie et sens de l’organisation
• Esprit d’initiative, fiabilité et réactivité
• Aisance relationnelle
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Bienveillance et esprit d’équipe


Formation & expérience

• Bac+3 minimum (Licence ou équivalent)
• Une expérience préalable dans le domaine du mécénat ou de la gestion de fonds est souhaitée